Informativa Privacy per i partecipanti alla Presentazione della Hydrogen Valley ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Evento Presentazione Hydrogen Valley del 27 settembre 2024
Gentile Partecipante,
grazie per aver scelto di partecipare al nostro Evento!
Proteggere i Suoi dati personali per noi è molto importante. A questo proposito italiana petroli S.p.A. e Sarpom S.r.l. (Contitolari del Trattamento) desiderano informarLa sulle finalità e sulle modalità di trattamento dei Suoi dati personali in conformità al GDPR ed alla normativa nazionale (Dlgs 196/03 come modificato dal Dlgs 101/18).
Finalità del trattamento e natura dei principali dati trattati.
Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità:
- Finalità amministrative, inerenti la registrazione dei partecipanti all’Evento;
- Finalità di security, anche inerenti il controllo degli accessi dei partecipanti ai siti fisici o informatici di svolgimento dell’Evento;
- Finalità di pubblicizzazione/documentazione, comunicazione multimediale dell’Evento anche attraverso la pubblicazione di foto e riprese video su internet o sui social media nonché sui canali social ( Twitter, Facebook, Instagram, YouTube, ecc.).
I dati personali trattati sono: dati anagrafici e di contatto (ad esempio nome, cognome, mail, numero di telefono) dati inerenti posizioni organizzative/ruoli lavorativi (ove da lei o dal suo staff comunicati o presenti sul sito istituzionale dell’ente di appartenenza), ruoli pubblici ricoperti, dati inerenti riprese foto e video.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al punto 1 e 2 del precedente paragrafo è il legittimo interesse dei Contitolari alla corretta e sicura gestione dell’Evento.
Il diniego o la revoca del consenso al trattamento per le finalità sopra individuate implica l’impossibilità di partecipare al nostro Evento.
In riferimento alla finalità di cui al punto 3 del precedente paragrafo (“finalità di promozione documentazione e comunicazione multimediale dell’Evento, inclusa l’eventuale pubblicazione di foto e riprese video su internet o sui canali social”), riguardo alla raccolta di immagini di persone fisiche nell’ambito di manifestazioni promozionali e/o formative mediante foto/riprese video per fini di pubblicazione (diffusione) a scopo divulgativo e promozionale, la base giuridica è da rinvenirsi nel legittimo interesse dei Contitolari alla promozione e documentazione dell’Evento celebrativo. La valutazione del legittimo interesse è stata fatta anche alla luce della difficoltà che la gestione pratica che una raccolta di consenso espresso all’uso delle immagini potrebbe comportare nell’identificare gli interessati che rilascino un diniego.
Inoltre, poiché l’Evento è su invito, l’Interessato che non volesse in alcun modo essere fotografato o ripreso può scegliere liberamente di non partecipare.
Attraverso l’accettazione dell’invito e la partecipazione all’Evento, il consenso al trattamento delle proprie immagini si intende prestato.
In ogni caso i Contitolari del trattamento garantiscono la pubblicazione di immagini solo al fine di promuovere/documentare l’Evento nel pieno rispetto della dignità e del decoro delle persone ritratte, provvedendo all’oscuramento dei volti dei minori eventualmente presenti, salvo diverso espresso consenso dei soggetti che esercitano la patria potestà.
La informiamo, inoltre, sulle seguenti misure organizzative/informative adottate per consentire al soggetto interessato di tutelare i propri diritti: informativa allegata nella mail di invito, informativa disponibile anche il giorno dell’Evento, possibilità del soggetto interessato di opporsi al trattamento.
La informiamo che durante l’Evento, inoltre, potranno essere effettuate riprese (audio e/o video) tramite troupe televisive, agenzie di stampa ed eventuali soggetti terzi: per le attività svolte dai predetti soggetti, che agiscono come autonomi titolari del trattamento, e il successivo utilizzo delle informazioni raccolte, italiana petroli S.p.A. e Sarpom S.r.l. non rilasciano nessuna dichiarazione o garanzia né potranno essere ritenuti in alcun modo responsabili per conseguenze pregiudizievoli, che dovessero derivare dall’affidamento e/o utilizzo delle riprese.
Le immagini, unitamente anche ai possibili contributi audio, potranno essere trasmesse sulle Reti Televisive nazionali, sul sito e/o sui profili social di italiana petroli S.p.A. e di Sarpom S.r.l. (YouTube, Linkedin, Twitter, Instagram, Facebook).
Ove le sue immagini fossero utilizzate da italiana petroli S.p.A. e da Sarpom S.r.l., i diritti relativi alla posa e all’utilizzo delle immagini vengono ceduti alle stesse a titolo gratuito.
Principali modalità di trattamento dei dati
Minimizziamo la raccolta ed il trattamento dei Suoi dati personali allo stretto indispensabile rispetto alle finalità perseguite così come precedentemente individuate.
I dati possono essere trattati sia in modalità cartacea sia in modalità informatica.
I dati sono trattati nell’ambito dei confini dell’Unione Europea.
Periodo di conservazione dei dati personali e criteri di riferimento
Conserviamo i dati personali trattati con riferimento ai seguenti criteri:
- dati identificativi e di contatto per la durata dell’Evento salva la finalità di sicurezza ove per legge necessiti un tempo di conservazione più ampio;
- in riferimento a video e foto vi informiamo che le stesse verranno conservate per finalità di archiviazione storica delle immagini che documentano l’Evento.
Valutazione dei rischi e misure tecnico organizzative
Pianifichiamo e adottiamo le necessarie misure tecnico organizzative per minimizzare i rischi correlati alla perdita di obiettivi di riservatezza, disponibilità e integrità delle informazioni trattate, previa valutazione dei rischi e dove applicabile dell’impatto sulla protezione dei dati personali.
Comunicazione o diffusione dei dati trattati
Non comunichiamo a terzi i Suoi dati personali per finalità diverse rispetto a quelle sopra evidenziate. Non diffondiamo i Suoi dati personali per finalità diverse rispetto a quelle sopra evidenziate.
Trattamento da parte di soggetti terzi
Possiamo avvalerci per il trattamento dei Suoi dati personali nell’ambito delle finalità sopra elencate dell’ausilio di soggetti terzi quali ad esempio:
- Fornitori di servizi amministrativi e di security;
- Fornitori di servizi fotografici e video.
In questo caso disponiamo affinché tali fornitori siano nominati come Responsabili del Trattamento e che possano trattare i tuoi dati personali esclusivamente per le finalità precedentemente definite e nel rispetto di adeguate misure tecnico organizzative di protezione dei dati.
Titolare del Trattamento e Responsabile del Trattamento
Contitolari del trattamento sono:
- la società italiana petroli S.p.A., con sede legale in Roma, via Salaria, 1322; il Responsabile della Protezione dei Dati è raggiungibile all’indirizzo: dpoitalianapetroli@pec.gruppoapi.com;
- la società Sarpom S.r.l., con sede legale in Roma, via Salaria, 1322; il Responsabile della Protezione dei Dati è raggiungibile all’indirizzo: dposarpom@pec.gruppoapi.com;
Copia dell’accordo di contitolarità è richiedibile rivolgendosi al Responsabile Protezione Dati ai recapiti di sopra indicati.
Esercizio dei diritti dell’Interessato al trattamento
La informiamo, infine, che, in relazione ai già menzionati trattamenti, Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento Europeo 2016/679 fra i quali quello di chiedere ai Contitolari del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che la riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati nei casi previsti dalla Legge.
L’esercizio dei suoi diritti e/o per eventuali chiarimenti in materia di tutela dati personali potrà avvenire attraverso l’invio:
- italiana petroli S.p.A.: di una richiesta e-mail all’indirizzo privacy@italianapetroli.it ovvero scrivendo presso la sede del Titolare ai recapiti sopra indicati;
- Sarpom S.r.l.: di una richiesta e-mail all’indirizzo privacy@eseitalia.it ovvero scrivendo presso la sede del Titolare ai recapiti sopra indicati.
Da ultimo, Le ricordiamo che, laddove in riferimento ai trattamenti considerati nella presente informativa Lei ritenesse sussistente una violazione della normativa vigente posta a tutela della riservatezza e dei dati personali, Le è riconosciuto anche il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali i cui recapiti sono rinvenibili nel sito www.garanteprivacy.it.
I CONTITOLARI
italiana petroli S.p.A.
Sarpom S.r.l.
