“Hydrogen Valley 2026 – La nostra transizione energetica ha un nuovo elemento: l’Idrogeno Verde”

Con la presente informativa sul trattamento dei dati personali (di seguito, “Informativa”) resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, solo “Regolamento” o “GDPR”), italiana petroli S.p.A. (“IP”) e SARPOM S.r.l. (“SARPOM”), in qualità di contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 GDPR, desiderano informarLa in merito al trattamento dei Suoi dati personali nell’ambito dell’organizzazione, gestione e partecipazione all’evento denominato “Hydrogen Valley 2026 – La nostra transizione energetica ha un nuovo elemento: l’Idrogeno Verde – inaugurazione dell’impianto produttivo” (di seguito anche solo “Evento”), che si terrà presso la Raffineria SARPOM, sita in Via Vigevano n. 43, Trecate (NO), il 19 giugno 2026.

1. CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Nell’ambito dell’Evento, i contitolari del trattamento che riguarda i Suoi dati personali sono:

italiana petroli S.p.A., con sede legale a Roma (RM), Via Salaria n. 1322, CAP 00138 (di seguito solo “IP”)

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SARPOM S.r.l., con sede legale a Roma (RM), Via Salaria n. 1322, CAP 00138 (di seguito solo “SARPOM”).

Nel prosieguo di questa informativa, IP e SARPOM sono altresì definite singolarmente “Contitolare” e congiuntamente “Contitolari”, avendo determinato congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento attraverso la conclusione di uno specifico accordo ai sensi dell’art. 26 del GDPR.

Nell’ambito di tale accordo, IP è stata designata come punto di contatto per ogni Sua richiesta relativa al trattamento dei Suoi dati personali e all'esercizio dei Suoi diritti derivanti dal GDPR; resta fermo che Lei può esercitare i Suoi diritti privacy ex art. 15 e ss. del GDPR nei confronti di e contro ciascuno dei Contitolari. Il contenuto essenziale dell’accordo è messo a Sua disposizione dietro Sua specifica richiesta.

La informiamo, inoltre, che i Contitolari hanno nominato un Responsabile della protezione dei dati personali (di seguito il “Data Protection Officer” o “DPO”) che è contattabile ai seguenti indirizzi:

• e-mail, all’indirizzo: dpoitalianapetroli@pec.gruppoapi.com.
• posta ordinaria, all’indirizzo di entrambi i Contitolari, con sede in Roma (RM), Via Salaria n. 1322, CAP 00138, c.a. del Data Protection Officer.

2. DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO E FONTE DA CUI HANNO ORIGINE

I Contitolari raccolgono le seguenti categorie di dati personali che La riguardano, quale soggetto partecipante all’evento (con il termine “Dati Personali” si intenderanno tutte le categorie di seguito riportate, congiuntamente considerate):

• dati anagrafici/identificativi (quali: nome, cognome);
• dati di contatto (numero di telefono e indirizzo e-mail);
• dati relativi alla posizione professionale e/o istituzionale (ruolo ricoperto, ente o organizzazione di appartenenza, eventuali incarichi pubblici), ove da Lei comunicati o reperibili da fonti istituzionali;
• dati relativi alla Sua immagine e/o alla Sua voce così come ripresi dagli strumenti fotografici e di registrazione adoperati durante l’Evento.

I suddetti Dati Personali saranno raccolti presso di Lei, eccezion fatta per quelli reperibili da fonti istituzionali, in occasione della Sua conferma via e-mail e successiva partecipazione all’Evento.

3. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

I Suoi Dati Personali, come sopra indicati, vengono trattati dai Contitolari per le seguenti finalità, sulla base del presupposto giuridico di volta in volta indicato:

1. a) al fine di consentirLe la partecipazione all’Evento, nonché per gestire tutte le attività organizzative e logistiche ad esso correlate, incluse quelle relative all’accoglienza e gestione degli ospiti (Finalità di partecipazione all’Evento).

Per tali trattamenti, la base giuridica è rappresentata dalla necessità di dare esecuzione al contratto di cui Lei è parte e/o di eseguire misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR. Il conferimento dei dati personali per tale finalità è facoltativo; tuttavia, in caso di mancato conferimento, non sarà possibile per i Contitolari consentirLe di partecipare all’Evento.

1. b) al fine di realizzare materiale fotografico e video nel corso dell’Evento, nonché per finalità di documentazione, comunicazione e promozione dell’Evento stesso, anche mediante la diffusione e pubblicazione delle relative immagini e riprese audiovisive sui siti internet e sui canali di comunicazione istituzionali e social media dei Contitolari (quali, a titolo esemplificativo, Twitter, Facebook, Instagram, YouTube, ecc.) (Finalità di realizzazione e pubblicazione di fotografie e riprese audio/video).

Per tali trattamenti, la base giuridica è rappresentata dal legittimo interesse dei Contitolari a documentare, promuovere e dare visibilità all’Evento e alle proprie attività istituzionali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR. La valutazione del legittimo interesse è stata fatta, dai Contitolari, anche alla luce della difficoltà che la gestione pratica di una raccolta di consenso espresso all’uso delle immagini potrebbe comportare nell’identificare gli interessati che rilascino un diniego.

Inoltre, poiché l’Evento è su invito, l’Interessato che non volesse in alcun modo essere fotografato o ripreso può scegliere liberamente di non partecipare.

Attraverso l’accettazione dell’invito e la partecipazione all’Evento, il consenso al trattamento delle proprie immagini si intende prestato.  

In ogni caso i Contitolari del trattamento garantiscono la pubblicazione di immagini solo al fine di promuovere/documentare l’Evento nel pieno rispetto della dignità e del decoro delle persone ritratte, provvedendo all’oscuramento dei volti dei minori eventualmente presenti, salvo diverso espresso consenso dei soggetti che esercitano la patria potestà.

La informiamo, inoltre, sulle seguenti misure organizzative/informative adottate per consentire al soggetto interessato di tutelare i propri diritti: informativa allegata nella e-mail di invito, informativa disponibile anche il giorno dell’Evento, possibilità del soggetto interessato di opporsi al trattamento.

La informiamo che durante l’Evento, inoltre, potranno essere effettuate riprese (audio e/o video) tramite troupe televisive, agenzie di stampa ed eventuali soggetti terzi: per le attività svolte dai predetti soggetti, che agiscono come autonomi titolari del trattamento, e il successivo utilizzo delle informazioni raccolte, IP e SARPOM S.r.l. non rilasciano nessuna dichiarazione o garanzia né potranno essere ritenuti in alcun modo responsabili per conseguenze pregiudizievoli, che dovessero derivare dall’affidamento e/o utilizzo delle riprese.

Le immagini, unitamente anche ai possibili contributi audio, potranno essere trasmesse sulle Reti Televisive nazionali, sul sito e/o sui profili social di IP e di SARPOM (YouTube, Linkedin, Twitter, Instagram, Facebook).

Una volta conferiti, i Suoi Dati Personali potrebbero essere trattati anche per le seguenti ulteriori finalità:

1. c) per adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa unionale, nonché per dare seguito a disposizioni o richieste di Autorità pubbliche, organi di controllo o altri soggetti legittimati, a cui i Contitolari sono tenuti a conformarsi (Finalità di compliance). In tali casi, il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale al quale sono soggetti i Contitolari, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR;

1. d) per soddisfare esigenze difensive dei Contitolari, tanto in sede giudiziale quanto nella fase stragiudiziale o precontenziosa (ad es. gestione di reclami, contestazioni o controversie sorte in relazione al Concorso) (Finalità difensiva). In tali casi, il trattamento è effettuato per il perseguimento del legittimo interesse dei Contitolari rappresentato dalla tutela dei propri diritti e interessi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.

4. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Contitolari conserveranno i Suoi Dati Personali per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del GDPR.

In particolare, i Dati Personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 3, lett. a), saranno conservati per tutta la durata e sino alla conclusione dell’Evento.

I Dati Personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 3, lett. b), saranno conservati per finalità di archiviazione nel pubblico interesse.

I Dati Personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 3, lett. c), saranno conservati per il periodo di tempo previsto dallo specifico obbligo di legge applicabile o dal termine indicato negli eventuali provvedimenti emessi da Autorità pubbliche che i Contitolari siano tenuti a ottemperare.

I Dati Personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 3, lett. c), saranno conservati per il periodo necessario ad accertare, esercitare o difendere un diritto dei Contitolari, in sede giudiziale o stragiudiziale e nelle fasi che precedono un eventuale contenzioso, in conformità ai termini di prescrizione applicabili.

Decorso il periodo di conservazione, i Dati Personali saranno cancellati ovvero anonimizzati in modo permanente e non reversibile, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per obblighi di legge o per la tutela dei diritti dei Contitolari.

Per maggiori informazioni può contattare i Contitolari e/o il DPO ai recapiti indicati al successivo paragrafo 8 della presente Informativa.

5. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I Suoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti indicati di seguito (anche definiti “Destinatari”)

• persone autorizzate dai Contitolari al trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy (ad es. il personale interno dei Contitolari addetto alla gestione dell’Evento, ecc.);
• soggetti che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento in virtù di uno specifico accordo scritto ai sensi dell’art. 28 del GDPR, incaricati dai Contitolari per lo svolgimento di attività connesse all’evento (a titolo esemplificativo e non esaustivo: agenzie di servizi fotografici e video);
• enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge previste dal diritto dell’Unione Europea o da quello dello Stato membro cui sono soggetti i Contitolari, ovvero a seguito di una richiesta da questi validamente effettuata.

L’elenco completo dei Destinatari è disponibile, previa Sua richiesta, presso la sede dei Contitolari e ai recapiti indicati al paragrafo 8 nella presente Informativa, ai quali potrà anche essere richiesto l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento.

6. TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI

Con riferimento ai trattamenti effettuati nell’ambito dell’Evento, i Contitolari non trasferiscono i Suoi Dati Personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”).

Nell’ipotesi in cui i Suoi Dati Personali, ai fini dell’erogazione di determinati servizi (es. servizi di hosting di dati), siano forniti a destinatari ubicati in Paesi terzi extra SEE, i Contitolari assicurano che l’eventuale trasferimento dei Dati Personali avverrà secondo una delle modalità previste dagli artt. 44 - 49 del GDPR, quali, ad esempio, il consenso esplicito dell’interessato, l’adozione di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, nel rispetto delle Raccomandazioni 01/2020 adottate il 10 novembre 2020 dallo European Data Protection Board (EDPB).

In ogni caso, Lei potrà contattare i Contitolari in qualunque momento, utilizzando i recapiti indicati al paragrafo 8 della presente Informativa Privacy, per conoscere i soggetti cui i Dati Personali possono essere comunicati e per ricevere copia delle garanzie adottate per l’eventuale trasferimento, ove applicabili.

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI

In qualità di interessato, può, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti:

- Diritto di revocare il consenso eventualmente prestato (art. 7 del GDPR) – Lei ha il diritto di revocare in ogni momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudizio alcuno della liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca.

- Diritto di accesso (art. 15 del GDPR) – Lei ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i Suoi dati personali nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento.

- Diritto di rettifica (art. 16 del GDPR) – Lei ha il diritto di ottenere la rettifica dei Suoi dati personali, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti; si precisa che, rispetto ai dati raccolti con sistemi di audio e video registrazione, non è in concreto esercitabile il diritto di rettifica e integrazione in considerazione della natura intrinseca dei dati raccolti, in quanto si tratta di informazioni raccolte in tempo reale riguardanti un fatto obiettivo.

- Diritto alla cancellazione (art. 17 del GDPR) – in talune circostanze, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi dati personali presenti all’interno dei nostri archivi.

- Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR) – al verificarsi di talune condizioni, Lei ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali.

- Diritto alla portabilità (art. 20 del GDPR) – Lei ha il diritto di ottenere il trasferimento dei Suoi dati personali verso un diverso titolare del trattamento nonché il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che La riguardano.

- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (in Italia, Garante per la Protezione dei Dati Personali) ai sensi dell’art. 77 del GDPR o di presentare ricorso all’Autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 79 del GDPR nel caso in cui ritenga che il trattamento che La riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali.

Lei ha inoltre il diritto di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi Dati Personali ai sensi dell’art. 21 del GDPR, nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione; i Contitolari si riservano di valutare tale istanza, che potrebbe non essere accettata nel caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

Le richieste devono essere rivolte per iscritto ai Contitolari e/o al DPO ai recapiti sopraindicati.

8. CONTATTI DEI CONTITOLARI E DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI/DATA PROTECTION OFFICER (“DPO")

Lei potrà, in ogni momento, contattare i Contitolari al seguente indirizzo e-mail, individuato quale punto di contatto unico per l’esercizio dei Suoi diritti: privacy@italianapetroli.it; in alternativa, ciascun Contitolare è raggiungibile ai seguenti indirizzi e-mail:

• per Italiana Petroli S.p.A.: dpoitalianapetroli@pec.gruppoapi.com.
• per SARPOM S.r.l.: dposarpom@pec.gruppoapi.com.

A tal proposito, i Contitolari la informano che potrà in ogni caso esercitare i Suoi diritti nei confronti di e/o contro ciascun Contitolare, contattando gli indirizzi di posta elettronica certificata sopra indicati.