Informativa PARTECIPANTI ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Evento del 16 luglio 2025
“Presentazione di misure di efficientamento per una raffineria a minor impatto"
Gentile Partecipante,
grazie per aver scelto di partecipare al nostro Evento! Proteggere i Suoi dati personali per noi è molto importante. A questo proposito api Raffineria di Ancona S.p.A. (Titolare del Trattamento) desidera informarLa sulle finalità e sulle modalità di trattamento dei Suoi dati personali in conformità al GDPR ed alla normativa nazionale (Dlgs 196/03 come modificato dal Dlgs 101/18).
Finalità del trattamento e natura dei principali dati trattati.
Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità:
- Finalità amministrative, inerenti alla registrazione dei partecipanti all’Evento;
- Finalità di security, anche inerenti il controllo degli accessi dei partecipanti ai siti fisici o informatici di svolgimento dell’Evento;
- Finalità di pubblicizzazione/documentazione, comunicazione multimediale dell’Evento anche attraverso la pubblicazione di foto e riprese video su internet o sui social media nonché sui canali social ( Twitter, Facebook, Instagram, YouTube, ecc.).
I dati personali trattati sono: dati anagrafici e di contatto (ad esempio nome, cognome, mail, numero di telefono) dati inerenti posizioni organizzative/ruoli lavorativi (ove da lei o dal suo staff comunicati o presenti sul sito istituzionale dell’ente di appartenenza), ruoli pubblici ricoperti, dati inerenti riprese foto e video.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al punto 1 e 2 del precedente paragrafo è il legittimo interesse del Titolare alla corretta e sicura gestione dell’Evento.
Il diniego o la revoca del consenso al trattamento per le finalità sopra individuate implica l’impossibilità di partecipare al nostro Evento.
In riferimento alla finalità di cui al punto 3 del precedente paragrafo (“finalità di promozione documentazione e comunicazione multimediale dell’Evento, inclusa l’eventuale pubblicazione di foto e riprese video su internet o sui canali social”), riguardo alla raccolta di immagini di persone fisiche nell’ambito di manifestazioni promozionali e/o formative mediante foto/riprese video per fini di pubblicazione (diffusione) a scopo divulgativo e promozionale, la base giuridica è da rinvenirsi nel legittimo interesse del Titolare alla promozione e documentazione dell’Evento celebrativo. La valutazione del legittimo interesse è stata fatta anche alla luce della difficoltà che la gestione pratica che una raccolta di consenso espresso all’uso delle immagini potrebbe comportare nell’identificare gli interessati che rilascino un diniego.
Inoltre, poiché l’Evento è su invito, l’Interessato che non volesse in alcun modo essere fotografato o ripreso può scegliere liberamente di non partecipare.
Attraverso l’accettazione dell’invito e la partecipazione all’Evento, il consenso al trattamento delle proprie immagini si intende prestato.
In ogni caso il Titolare del trattamento garantisce la pubblicazione di immagini solo al fine di promuovere/documentare l’Evento nel pieno rispetto della dignità e del decoro delle persone ritratte, provvedendo all’oscuramento dei volti dei minori eventualmente presenti, salvo diverso espresso consenso dei soggetti che esercitano la patria potestà.
La informiamo, inoltre, sulle seguenti misure organizzative/informative adottate per consentire al soggetto interessato di tutelare i propri diritti: informativa allegata nella mail di invito, informativa disponibile anche il giorno dell’Evento, possibilità del soggetto interessato di opporsi al trattamento.
La informiamo che durante l’Evento, inoltre, potranno essere effettuate riprese (audio e/o video) tramite troupe televisive, agenzie di stampa ed eventuali soggetti terzi: per le attività svolte dai predetti soggetti, che agiscono come autonomi titolari del trattamento, e il successivo utilizzo delle informazioni raccolte, api Raffineria di Ancona S.p.A. non rilascia nessuna dichiarazione o garanzia né potrà essere ritenuta in alcun modo responsabile per conseguenze pregiudizievoli, che dovessero derivare dall’affidamento e/o utilizzo delle riprese.
Le immagini, unitamente anche ai possibili contributi audio, potranno essere trasmesse sulle Reti Televisive nazionali, sul sito e/o sui profili social di api Raffineria di Ancona S.p.A. (YouTube, Linkedin, Twitter, Instagram, Facebook).
Ove le sue immagini fossero utilizzate da api Raffineria di Ancona S.p.A., i diritti relativi alla posa e all’utilizzo delle immagini vengono ceduti alla stessa a titolo gratuito.
Principali modalità di trattamento dei dati
Minimizziamo la raccolta ed il trattamento dei Suoi dati personali allo stretto indispensabile rispetto alle finalità perseguite così come precedentemente individuate.
I dati possono essere trattati sia in modalità cartacea sia in modalità informatica.
I dati sono trattati nell’ambito dei confini dell’Unione Europea.
Periodo di conservazione dei dati personali e criteri di riferimento
Conserviamo i dati personali trattati con riferimento ai seguenti criteri:
- dati identificativi e di contatto per la durata dell’Evento salva la finalità di sicurezza ove per legge necessiti un tempo di conservazione più ampio;
- in riferimento a video e foto vi informiamo che le stesse verranno conservate per finalità di archiviazione storica delle immagini che documentano l’Evento.
Valutazione dei rischi e misure tecnico organizzative
Pianifichiamo e adottiamo le necessarie misure tecnico organizzative per minimizzare i rischi correlati alla perdita di obiettivi di riservatezza, disponibilità e integrità delle informazioni trattate, previa valutazione dei rischi e dove applicabile dell’impatto sulla protezione dei dati personali.
Comunicazione o diffusione dei dati trattati
Non comunichiamo a terzi i Suoi dati personali per finalità diverse rispetto a quelle sopra evidenziate. Non diffondiamo i Suoi dati personali per finalità diverse rispetto a quelle sopra evidenziate.
Trattamento da parte di soggetti terzi
Possiamo avvalerci per il trattamento dei Suoi dati personali nell’ambito delle finalità sopra elencate dell’ausilio di soggetti terzi quali ad esempio:
- Fornitori di servizi amministrativi e di security;
- Fornitori di servizi fotografici e video.
In questo caso disponiamo affinché tali fornitori siano nominati come Responsabili del Trattamento e che possano trattare i Suoi dati personali esclusivamente per le finalità precedentemente definite e nel rispetto di adeguate misure tecnico organizzative di protezione dei dati.
Titolare del Trattamento e Responsabile del Trattamento
Titolare del trattamento è la società api Raffineria di Ancona S.p.A. con sede legale in Via Flaminia 685 - 60015 Falconara Marittima (AN); il Responsabile della Protezione dei Dati è raggiungibile all’indirizzo: dporaffineria@pec.gruppoapi.com.
Esercizio dei diritti dell’Interessato al trattamento
La informiamo, infine, che, in relazione ai già menzionati trattamenti, Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento Europeo 2016/679 fra i quali quello di chiedere al Titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che la riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati nei casi previsti dalla Legge.
L’esercizio dei suoi diritti e/o per eventuali chiarimenti in materia di tutela dati personali potrà avvenire attraverso l’invio di una richiesta e-mail all’indirizzo privacyraffineria@pec.gruppoapi.com ovvero scrivendo presso la sede del Titolare al recapito sopra indicato.
Da ultimo, Le ricordiamo che, laddove in riferimento ai trattamenti considerati nella presente informativa Lei ritenesse sussistente una violazione della normativa vigente posta a tutela della riservatezza e dei dati personali, Le è riconosciuto anche il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali i cui recapiti sono rinvenibili nel sito www.garanteprivacy.it.
IL TITOLARE
api Raffineria di Ancona S.p.A.
